Charte des sorties et des voyages scolaires

CHARTE DES SORTIES ET DES VOYAGES DU COLLEGE SEVIGNE

version actualisée en octobre 2022

 

Préambule :

« Les sorties et les voyages scolaires permettent la confrontation d’un savoir théorique, dispensé dans les murs de la classe, à une réalité souvent plus complexe et multiforme ».  Béatrice Pavy, députée de la Sarthe

PROCEDURE SORTIES DANS LE SECOND DEGRE

1. En fin d’année scolaire N-1, une réunion de programmation est proposée pour tous les collègues souhaitant organiser des sorties et des voyages. Cette rencontre est animée par la direction, le secrétariat des voyages & sorties ainsi que par la référente culture et la professeure documentaliste.

2. Chaque classe pourra bénéficier en moyenne de 5 sorties / an, pour un budget moyen de 40 euros/élève. Une sortie est une activité scolaire n’excédant pas la journée et dans le périmètre des transports d’Île-de-France. La sortie donc obligatoire (à la différence des voyages) et aucune participation financière des familles ne peut être requise. Les intervenants extérieurs sont comptabilisés dans les “sorties”.

3. Pour une meilleure anticipation des difficultés d’organisation, les voyages et les sorties sont proposés avant la rentrée de septembre.

4. Pour le cycle terminal (première et terminale), les sorties en soirée seront privilégiées. Règles concernant les sorties en soirée : les collégiens viennent par leurs propres moyens. Un appel est effectué. Sauf si une décharge a été signée par les parents, les collégiens ne peuvent rentrer par leurs propres moyens. Les accompagnateurs attendent donc que le dernier élève ait été pris en charge. Les lycéens peuvent venir et repartir par leurs propres moyens. Un appel est toutefois effectué.

5. Le professeur remplit, en ligne sur Ecole Directe, une autorisation de demande de sortie en précisant bien le nom des accompagnateurs pressentis (deux accompagnateurs pour 20 lycéens et 3 au-delà, et deux accompagnateurs pour 15 collégiens et 3 au-delà), et les objectifs pédagogiques poursuivis au regard des compétences et connaissances attendues pour la ou les classe(s) concernées. Les parents peuvent accompagner des sorties, mais pas des voyages. Parmi les accompagnateurs, il faut privilégier un enseignant et un personnel non enseignant. Pour trois accompagnateurs, on privilégiera deux enseignants et un personnel non enseignant.

6. Le professeur donne ce document au secrétariat des sorties et des voyages (au moins 15 jours avant la date de la sortie) qui le fait valider par: · La direction de la vie scolaire qui vérifie la compatibilité des dates pressenties avec le calendrier scolaire et qui vérifie la faisabilité des remplacements des cours annulés. · La direction du secondaire pour validation pédagogique.

7. Une fois la demande validée, le formulaire de demande est remis au secrétariat des sorties et des voyages qui met alors à jour son fichier de suivi des sorties et voyages du secondaire. Le secrétariat des sorties et des voyages attribue une référence au voyage sous la forme : V/S/date.

8. Les réservations nécessaires sont effectuées par le secrétariat des sorties et des voyages.

9. Le secrétariat des sorties et de voyages tient l’économat et la Vie Scolaire au courant des dates d’absence des élèves. Le professeur informe les élèves, les parents et les collègues impliqués par d’éventuels absences d’élèves dues à cette sortie.

PROCEDURE VOYAGES DANS LE SECOND DEGRE

1. En fin d’année scolaire N-1, une réunion de programmation est proposée pour tous les collègues souhaitant organiser des sorties et des voyages. Cette rencontre est animée par la direction, le secrétariat des voyages & sorties ainsi que par la référente culture et la professeure documentaliste.

2. Pour une meilleure anticipation des difficultés d’organisation, les voyages et les sorties sont proposés avant la rentrée de septembre.

3. Les voyages sont, dans la mesure du possible, proposés sur les temps sans cours. Si le voyage a lieu sur un temps de cours, l’indemnité journalière brut pour chaque accompagnateur est de 20 euros/jour. Lorsque le voyage, sur un temps scolaire, implique une responsabilité des nuitées, l’indemnité est de 50 euros/jour. Lorsque le voyage a lieu hors temps scolaire (week-end et vacances scolaires) sans la responsabilité des nuitées, l’indemnité est de 50 euros/jour. Si la responsabilité des nuitées est impliquée, l’indemnité est de 100 euros/jour.

4. Le professeur remplit, en ligne sur Ecole Directe, une demande de voyage en précisant bien le nom des accompagnateurs pressentis (deux accompagnateurs pour 20 lycéens et 3 au-delà, et deux accompagnateurs pour 15 collégiens et 3 au-delà), et les objectifs pédagogiques poursuivis au regard des compétences et connaissances attendues pour la ou les classe(s) concernées. Les parents peuvent accompagner des sorties, mais pas des voyages. Parmi les accompagnateurs, il faut privilégier un enseignant et un personnel non enseignant. Pour trois accompagnateurs, on privilégiera deux enseignants et un personnel non enseignant.

5. Le professeur donne ce document au secrétariat des sorties et des voyages qui le fait valider par: · La direction de la vie scolaire qui vérifie la compatibilité des dates pressenties avec le calendrier scolaire et qui vérifie la faisabilité des remplacements des cours annulés. · La direction générale qui statue par rapport à l’estimation du budget du voyage. · La direction du secondaire pour validation pédagogique.

6. Une fois la demande validée, le formulaire de demande est remis au secrétariat des sorties et des voyages qui met alors à jour son fichier de suivi des sorties et voyages du secondaire. Le secrétariat des sorties et des voyages attribue une référence au voyage sous la forme : V/S/date.

7. Le secrétariat des sorties et des voyages aide les enseignants à établir un budget avec quelques variantes si possible (par exemple budget avion et budget train).

8. Le budget ainsi construit est présenté avec le formulaire de demande à la direction générale pour validation et choix des options retenues, ce qui équivaut à autorisation d’engagement des dépenses pour le voyage en question. Une copie du formulaire de demande et du budget approuvés est remise à la responsable comptabilité.

9. Le secrétariat des sorties et des voyages prépare un premier message Ecole Directe aux parents les informant du voyage, donnant la première estimation budgétaire et demandant un acompte de 20%. Le secrétariat des sorties et des voyages ouvre un premier porte-monnaie d’acompte sur École Directe. Le message sur Ecole Directe comprend un questionnaire-réponse qui permet de connaître le nombre de participants. Le message mentionne la possibilité de solliciter une aide auprès de la commission.

10. Les réservations nécessaires sont effectuées par le secrétariat des sorties et des voyages. Si, de ce fait, le budget augmente de plus de 10% il faut le refaire valider par la direction générale. Si possible on procède par bon de commande, sinon il faut veiller à demander à chaque fois une facture. Sur chaque facture, veiller à ce que figure la référence. Le secrétariat des sorties et des voyages donne immédiatement toute facture à la responsable comptabilité.

11. Le secrétariat des sorties et des voyages ouvre un deuxième porte-monnaie sur École Directe et envoie le deuxième message aux familles qui réajuste le prix du voyage et indique qu’il faut procéder au règlement du solde en plusieurs fois, si besoin. Ce message précise aussi les documents à fournir par les parents.

12. Deux semaines avant le voyage au moins une réunion avec les familles est organisée. Le professeur remet aux parents le programme détaillé du voyage et les consignes.

13. Le secrétariat des sorties et des voyages tient l’économat et la Vie Scolaire au courant des dates d’absence des élèves.

14. Une semaine avant le voyage, le secrétariat envoie un mail de relance pour les parents qui n’ont pas encore réglé totalement le voyage, en précisant que l’élève ne pourra pas partir si le voyage n’est pas intégralement réglé avant le départ (ce mail rappelle la possibilité de demander de l’aide).

15. Le programme détaillé ainsi que la liste complète des élèves et des accompagnateurs sont remis à la direction générale pour signature de l’ordre de mission pour les accompagnateurs.

16. Dans le courant du voyage, les accompagnateurs tiennent régulièrement au courant l’établissement de son bon déroulement.

17. Un espace de dépôt en ligne est ouvert : il permet aux professeurs de déposer texte et images sous le format d’un billet de blog.

18. Au retour du voyage, les accompagnateurs remettent toutes les factures au secrétariat des sorties et des voyages. Celui-ci inscrit la référence du voyage sur ces factures et les dépose sans attendre à la responsable comptabilité.

19. S’il y a des demandes de remboursement dans le cadre du voyage (exemple : taxi vers aéroport), les professeurs les déposent également au secrétariat des sorties et des voyages qui les fait signer et les dépose à la responsable comptabilité rapidement.

20. Le secrétariat des sorties et des voyages remet, le plus rapidement après le retour du voyage le montant des indemnités des accompagnateurs au service RH.

21. Les enseignants envoient par email leur bilan pédagogique court à la direction du second degré (un paragraphe utilisable dans nos comptes rendus d’activité avec une dizaine de photos maximum). Il serait bon qu’un retour soit fait sous une forme ou une autre aux familles pour chaque voyage (compte rendu, exposition, blog etc.).

22. S’il y a une demande de facture de la part des familles, le secrétariat émet une attestation de voyage.